I.GÉNÉRALITÉS
Akimedia.com, dont le siège social est situé Rue Emile Francqui 6/3 à 1435 Mont-Saint-Guibert, reprise sous le numéro d’entreprise BE0869.948.161, attache une importance particulière au traitement et à la conservation de vos données à caractère personnel, ainsi qu’à la protection de votre vie privée.
Conformément à la législation relative à la protection des données à caractère personnel, notre entreprise garantit à ses clients et son personnel la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des données personnelles qu’elle possède.
Nous nous engageons à traiter vos données à caractère personnel d’une manière légale, correcte et transparente.
Par l’utilisation de nos services, vous marquez votre accord avec l’application de la présente politique de confidentialité et de respect de la vie privée.
Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente déclaration qui peut être consultée à tout moment sur notre site Internet.
Cette politique de confidentialité présente la manière dont nous traitons les données personnelles que nous recueillons et que vous nous fournissez. Nous vous invitons à lire attentivement le présent document pour connaître et comprendre nos pratiques quant aux traitements de vos données personnelles que nous mettons en œuvre.
II . NOS ENGAGEMENTS
De manière générale, nous nous engageons à :
Traiter les données à caractère personnel aux seules fins de la conclusion d’un contrat avec nous, de la bonne exécution de nos missions contractuelles, de la facturation, de l’amélioration de notre service help desk, la personnalisation de nos services ainsi que de nos obligations légales et comptables. Nous ne traiterons jamais vos informations à d’autres fins (marketing, échange commercial, etc..).
Mettre en place des standards de sécurité élevés, notamment en utilisant des outils informatiques et des moyens de communications ayant fait leurs preuves en matière de sécurité.
Sensibiliser et à former l’ensemble de notre personnel sur les questions relatives au RGPD et à mettre en place des procédures internes destinées à garantir la protection des données personnelles.
Travailler en collaboration avec des fournisseurs garantissant leur implication et leur respect du Règlement Général sur la Protection des Données.
Garantir le droit à la consultation, la rectification et l’effacement des données à caractère personnelle conservées au sein de la société.
II.TYPES DE DONNÉES TRAITÉES
Données comptables / données clients
Lorsque vous êtes clients chez nous, nous conservons et utilisons vos données afin de permettre la bonne réalisation du contrat qui nous lie : échange d’emails, téléphone, facturation. Ces données sont conservées pour une durée de 5 ans après la dernière facture ou le dernier échange d’email.
Données commerciales
Via notre site web, nous récoltons et traitons certaines données personnelles que vous nous fournissez via le formulaire de contact. Ces données sont conservées pour une durée de 5 ans après le dernier échange d’email ou après la date de collecte de la donnée.
Lorsque vous nous remettez vos données en nous autorisant à vous contacter pour recevoir nos offres commerciales, nous pouvons vous contacter par email, courrier ou téléphone afin de vous proposer nos services. Ces données sont conservées pour une durée de 5 ans après le dernier échange d’email ou, à défaut, après la date de collecte de la donnée.
Données fournisseurs
Nous conservons et utilisons les données de nos fournisseurs de permettre la bonne réalisation du contrat qui nous lie : échange d’emails, téléphone, facturation. Ces données sont conservées pour une durée de 5 ans après la dernière facture ou le dernier échange d’email.
Données RH
Nous conservons les données personnelles de nos employés, stagiaires et étudiants, afin de permettre la bonne réalisation du contrat de travail, de stage. Ces données sont conservées deux ans après la fin du contrat employé.
III.LIEU DE CONSERVATION DES DONNÉES
Toutes les données stockées par Akimedia sont conservées chez OVH, sur un serveur informatique dédié à Gravelines, France, pendant la durée indiquée pour chaque donnée.
Nous conservons également un backup de ces données sur un NAS (boîtier de stockage en réseau) en Belgique*, pour une durée de 6 mois à partir de la date de création de la sauvegarde.
*Pour des raisons évidentes de sécurité, nous ne communiquons pas ici le lieu exact où sont effectués ces backups.
IV.CONSERVATION DE DONNÉES POUR NOS CLIENTS
En qualité qu’hébergeur de données et prestataire de services web, nous recevons, conservons et traitons, à la demande de nos clients, des données personnelles concernant leurs clients, prospects ou tout autre type de donnée personnelle que nos clients nous demandent de traiter dans le cadre du ou des projets qui nous lient.
Nous stockons ces données selon la demande et les règles dictées par chacun de nos clients La conformité avec le règlement général sur la protection des données est la responsabilité de notre client.
V.Vos droits
Vous avez le droit de consulter vos données personnelles. Si vous exercez votre droit d’accès, nous vous fournirons un aperçu le plus complet possible de vos données.
Vous pouvez demander la rectification de vos données. Il peut arriver que certaines données détenues par nous à votre sujet ne soient pas ou plus correctes. Vous pouvez toujours demander que celles-ci soient rectifiées ou complétées.
Vous pouvez demander la suppression de vos données lorsque vous soupçonnez qu’elles font l’objet d’un traitement inapproprié par l’entreprise.
Vous avez le droit de vous opposer à une utilisation spécifique de vos données
Vous pouvez demander de transférer directement à un tiers les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées
Dans l’hypothèse où nous vous demandons une autorisation pour un traitement de vos données, vous pourrez, toujours, par la suite, annuler votre consentement vous-même et à tout moment.
VI. La sécurisation et la confidentialité de vos données
Au sein d’Akimedia, seules les personnes qui y sont autorisées ont accès à vos données à caractère personnel et uniquement si ces données sont pertinentes pour l’exécution de leur mission.
Vos données ne sont en principe traitées et consultées que par certains services :
- avec lesquels vous avez ou souhaitez avoir une relation contractuelle
- dont l’intervention est nécessaire à la fourniture de nos services
- qui remplissent les exigences légales, les exigences imposées par des autorités de surveillance et les exigences qui découlent de la bonne gestion de l’entreprise
Chaque membre du personnel est soumis à un règlement de travail ayant été adapté en accord avec le RGPD entré en vigueur le 25 mai 2018 et a fait l’objet d’une sensibilisation par rapport à cette problématique.
En outre, les personnes ayant accès à vos données sont soumises à un devoir strict de discrétion professionnelle et sont tenues de respecter toutes les prescriptions légales et techniques visant à assurer la confidentialité de vos données ainsi que la sécurité des systèmes qui les contiennent.
Dans l’objectif de protéger au mieux vos données personnelles, nous prenons toutes les mesures techniques raisonnables pour éviter la perte, l’utilisation abusive, la divulgation, l’accès non autorisé ou l’altération de ces données à caractère personnel.
Le traitement des données par des tiers
Des données à caractère personnel peuvent être partagées avec des partenaires, fournisseurs ou autres sous-traitants lorsque le traitement par ces tiers est nécessaire pour la conclusion de contrats, l’exécution de missions, l’utilisation des services de l’entreprise, de son site Internet ou de ses applications …
Nous faisons appel à des partenaires ou sous-traitants établis dans l’Union européenne.
Les conventions requises sont toujours conclues avec ces partenaires, fournisseurs ou autres préposés afin de limiter l’utilisation et le traitement de vos données personnelles et de garantir une protection suffisante de celles-ci.
Nous veillons à ce que les sous-traitants impliqués disposent uniquement des données dont ils ont besoin pour l’exécution de leurs missions et s’engagent à :
- traiter ces données de manière sûre et confidentielle
- ne les utiliser que pour l’exécution de leur mission